Datenschutzerklärung
Steuerberaterkanzlei Kaplan — Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO
Stand: 29. August 2026
Der Schutz Ihrer Daten ist für eine Steuerberaterkanzlei doppelt geregelt: durch das Datenschutzrecht und durch die berufliche Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 des Steuerberatungsgesetzes, deren Verletzung nach § 203 des Strafgesetzbuches strafbar ist. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen. Sie gilt für die Nutzung unserer Website und für die Bearbeitung von Mandaten.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung ist:
Sinan Kaplan, Steuerberater
Eichendorffstraße 3, 40474 Düsseldorf
Postfach 250240, 40093 Düsseldorf
Telefon: +49 (0) 211 538 083-60
E-Mail: mail@steuerberater-kaplan.de
Website: www.steuerberater-kaplan.de
Zuständige Berufskammer ist die Steuerberaterkammer Düsseldorf. Die Berufsbezeichnung Steuerberater wurde in der Bundesrepublik Deutschland verliehen.
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO liegen nicht vor, und die Schwelle des § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG von zwanzig ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigten Personen wird nicht erreicht. In allen Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte unmittelbar an die oben genannten Kontaktdaten.
3. Verarbeitung beim Besuch der Website
3.1 Bereitstellung der Website und Protokolldateien
Beim Aufruf unserer Website werden technische Zugriffsdaten verarbeitet: Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, verweisende Adresse, Browsertyp und Betriebssystem, übertragene Datenmenge und Statuscode. Die IP-Adressen der Aufrufer werden in den Protokolldateien anonymisiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Die Protokolldateien werden höchstens acht Wochen vorgehalten und anschließend gelöscht.
Die Website wird gehostet durch die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt und ist vertraglich auf die Europäische Union und den Europäischen Wirtschaftsraum beschränkt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS.
3.2 Einwilligungsbasierte Dienste
Ergänzende Funktionen der Website werden erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Dazu gehören die Reichweiten- und Nutzungsanalyse, der Website-Übersetzer und die Einbindung von Kartenmaterial zur Auffindbarkeit der Kanzlei. Die Einwilligung holen wir über ein Banner mit gleichwertigen Schaltflächen für Annahme und Ablehnung sowie einer Auswahlmöglichkeit je Dienst ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Datenschutzeinstellungen der Website widerrufen; die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
Reichweitenanalyse und Website-Übersetzer werden von der IONOS SE in Deutschland erbracht; die Erfassung erfolgt nach Angaben des Anbieters anonymisiert und ohne Cookies. Der Kartendienst wird von der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bereitgestellt. Soweit dabei Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; das Unternehmen ist zusätzlich nach dem Datenschutzrahmen EU–USA zertifiziert.
3.3 Bewertungen
Auf unserer Website ist ein Widget eingebunden, über das Bewertungen unserer Kanzlei angezeigt und eingeholt werden. Dabei werden die IP-Adresse in gehashter, also pseudonymisierter Form, Verbindungs- und Aufrufdaten sowie der Inhalt der Bewertung mit Anzeigenamen und Zeitstempel verarbeitet; ein Profilbild wird nur verarbeitet, wenn Sie es übermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Außendarstellung der Kanzlei und in der Abwehr mehrfacher oder missbräuchlicher Bewertungen; die Bildung eines Hashwertes ist gegenüber der Speicherung der vollständigen IP-Adresse das mildere Mittel.
Technischer Dienstleister ist die fuxdev GmbH auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Der Dienstleister setzt weitere Auftragsverarbeiter ein; einer davon verarbeitet in den Vereinigten Staaten. Bewertungen werden bis zu Ihrem Widerruf oder Löschverlangen angezeigt.
Ein Hinweis für Mandantinnen und Mandanten: Bereits die Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis zu uns besteht, unterliegt unserer Verschwiegenheitspflicht. Wenn Sie eine Bewertung abgeben, geben Sie diese Tatsache selbst öffentlich preis. Wir fordern Bewertungen niemals unter Nennung Ihres Namens gegenüber Dritten an.
3.4 Online-Formulare und Mandantenfragebögen
Für die Anbahnung eines Mandats und die Vorbereitung der steuerlichen Bearbeitung bieten wir Online-Formulare an. Erhoben werden Stammdaten, Kontaktdaten, Angaben zu Familienstand und Kindern, zur Bankverbindung und zu den Einkunftsarten sowie die Ausweiskopie, die wir nach den §§ 10 und 11 des Geldwäschegesetzes benötigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit dem Geldwäschegesetz für die Identifizierung.
Angaben zur Konfession und Kirchensteuerpflicht, zum Grad der Behinderung und zum Pflegegrad werden über die Formulare bewusst nicht erhoben; entsprechende Eingabefelder bestehen nicht. Zu außergewöhnlichen Belastungen fragen wir ausschließlich ab, ob solche geltend gemacht werden sollen. Unterlagen mit Angaben zu Gesundheit, Behinderung, Pflegebedürftigkeit, Religionszugehörigkeit, Weltanschauung, politischer Betätigung oder Gewerkschaftszugehörigkeit fordern wir über die Formulare nicht an; darauf weisen wir unmittelbar beim Upload-Feld hin. Diese Unterlagen reichen Sie nach Ihrer Wahl über unser Mandantenportal oder per E-Mail ein.
Technischer Dienstleister ist die Jotform Ltd., 40 Bank Street, Canary Wharf, London E14 5NR, Vereinigtes Königreich, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages nebst Standardvertragsklauseln. Die Speicherung erfolgt im europäischen Rechenzentrum in Deutschland. Ihre Eingaben werden unmittelbar nach dem Absenden in unsere Kanzleisysteme übernommen und auf der Plattform nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Die Ablichtung des Ausweises fertigen wir nur mit Ihrer Zustimmung an (§ 20 Abs. 2 PAuswG). Wir kennzeichnen sie als Kopie, geben sie an keinen weiteren Empfänger weiter und löschen sie nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
4. Verarbeitung im Rahmen des Mandats
4.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Im Mandat verarbeiten wir Ihre Daten zur Anbahnung und Durchführung des Steuerberatungsvertrages, zur Erstellung von Steuererklärungen, Buchführungen und Jahresabschlüssen, zur Vertretung gegenüber Finanzbehörden und Gerichten, zur Abrechnung unserer Leistungen und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten, insbesondere nach der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch, dem Steuerberatungsgesetz und dem Geldwäschegesetz.
Bei der steuerlichen Bearbeitung fallen regelmäßig Daten besonderer Kategorien an, etwa Angaben zu Krankheitskosten, zu einer Behinderung, zur Pflegebedürftigkeit, zur Religionszugehörigkeit über den Kirchensteuerabzug oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit über Beitragsbescheinigungen. Diese Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 des Steuerberatungsgesetzes zulässig, der die Verarbeitung solcher Daten durch Steuerberater ausdrücklich gestattet.
Die steuerberatende Fachleistung erbringen wir eigenverantwortlich und weisungsfrei. Wir sind deshalb auch dann Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, wenn wir für Sie Daten Ihrer Beschäftigten oder Geschäftspartner verarbeiten.
4.2 Herkunft der Daten, wenn Sie sie uns nicht selbst gegeben haben
Wir verarbeiten auch Daten, die wir nicht von Ihnen selbst erhalten haben. Das betrifft Angaben zu Haushaltsangehörigen und Kindern, die uns Mandanten im Rahmen ihrer Erklärung mitteilen, Angaben zu Beteiligten von Erben-, Grundstücks- und Bruchteilsgemeinschaften, Daten von Beschäftigten und Geschäftspartnern unserer Mandanten sowie Angaben, die uns Finanzbehörden, Gerichte, Kreditinstitute, Versicherungen und andere mitteilungspflichtige Stellen elektronisch übermitteln. Die Kategorien entsprechen den unter Ziffer 4.1 beschriebenen. Diese Information erteilen wir nach Art. 14 DSGVO.
4.3 Kommunikation per E-Mail, Telefon und über das Mandantenportal
Für die elektronische Korrespondenz nutzen wir Microsoft Exchange Online mit Datenspeicherort Deutschland. Der Versand und Empfang erfolgt transportverschlüsselt. Für den Austausch von Unterlagen stellen wir Ihnen ein zugangsgeschütztes Mandantenportal zur Verfügung, das von der LC by vBoxx GmbH, Friedrich-Ebert-Anlage 36, 60325 Frankfurt am Main, betrieben wird; die Daten werden verschlüsselt in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Ludwigshafen gespeichert. Für die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungen, Vollmachten und Mandatsverträgen setzen wir die Scrive AB, Stockholm, ein, einen von der Europäischen Union anerkannten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.
5. Empfänger Ihrer Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung des Mandats oder einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist. Empfänger sind insbesondere Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und Gerichte im gesetzlich vorgesehenen Umfang sowie die nachfolgend genannten Dienstleister, die für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig sind und ausschließlich nach unseren Weisungen handeln.
Für Steuersoftware, Buchhaltung, Dokumentenorganisation und die Entgeltabrechnung setzen wir die DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, ein. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.
Das Mandantenportal für den Austausch von Unterlagen betreibt die LC by vBoxx GmbH, Friedrich-Ebert-Anlage 36, 60325 Frankfurt am Main. Ihre Daten werden verschlüsselt in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Ludwigshafen gespeichert; die Verarbeitung ist vertraglich auf Deutschland, die Europäische Union und den Europäischen Wirtschaftsraum beschränkt.
Für die elektronische Korrespondenz, für Videokonferenzen sowie für die Erstellung und Ablage von Dokumenten nutzen wir die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Der Datenspeicherort ist auf Deutschland festgelegt. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten erfolgt, ist sie durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert; die Microsoft Corporation ist zusätzlich im Datenschutzrahmen EU–USA zertifiziert.
Die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungen, Vollmachten und Mandatsverträgen erfolgt über die Scrive AB, Grev Turegatan 11A, 114 46 Stockholm, Schweden. Die Verarbeitung findet in Irland, Deutschland, Schweden, den Niederlanden und Frankreich statt; eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht.
Die Online-Formulare stellt die Jotform Ltd., 40 Bank Street, Canary Wharf, London E14 5NR, Vereinigtes Königreich, bereit. Ihre Eingaben werden im europäischen Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Der Anbieter verarbeitet daneben im Vereinigten Königreich, in den Vereinigten Staaten und, soweit für den Betrieb erforderlich, in der Türkei. Abgesichert ist das für das Vereinigte Königreich durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, für die Vereinigten Staaten durch die Zertifizierung im Datenschutzrahmen EU–USA und für die Türkei durch die Standardvertragsklauseln.
Das Bewertungswidget auf unserer Website betreibt die fuxdev GmbH. Die Verarbeitung findet im Gebiet der Europäischen Union statt; ein vom Anbieter eingesetzter weiterer Dienstleister verarbeitet in den Vereinigten Staaten, abgesichert durch die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
Das Hosting der Website sowie die Reichweitenanalyse und der Website-Übersetzer werden von der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, erbracht. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt und ist vertraglich auf die Europäische Union und den Europäischen Wirtschaftsraum beschränkt.
Den Kartendienst stellt die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bereit; er wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Soweit dabei Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln und auf die Zertifizierung im Datenschutzrahmen EU–USA.
6. Berufsrechtlicher Hinweis zur Einschaltung von Dienstleistern
Als Steuerberater dürfen wir Dienstleistern nur unter den Voraussetzungen des § 62a des Steuerberatungsgesetzes Zugang zu Tatsachen eröffnen, die unserer Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Wir wählen unsere Dienstleister danach sorgfältig aus und binden sie vertraglich zur Vertraulichkeit. Verlangt wird darüber hinaus, dass der Dienstleister im Vertrag ausdrücklich über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehrt wird.
Einige der von uns eingesetzten Anbieter verweigern die Zeichnung einer solchen Belehrung. Der Gesetzgeber sieht für diesen Fall vor, dass Sie in die Inanspruchnahme des Dienstleisters einwilligen und auf die Einhaltung dieser Anforderung ausdrücklich verzichten können. Die vertragliche Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht in allen Fällen fort; sie entfällt durch den Verzicht nicht.
Ihre Erklärung holen wir auf zwei Wegen ein. Nutzen Sie unsere Online-Formulare, bestätigen Sie sie dort vor dem Absenden über eine gesondert hervorgehobene Auswahlfläche, die nicht vorausgefüllt ist. Nutzen Sie die Formulare nicht, finden Sie die Erklärung als Ankreuzfeld in der Vollständigkeitserklärung, die Sie ohnehin unterzeichnen. In beiden Fällen benennen wir die betroffenen Dienstleister namentlich. Die Erklärung gilt für die Dauer des Mandats und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sie sind nicht verpflichtet, diese Erklärung abzugeben. Verzichten Sie nicht, nutzen wir den betreffenden Dienst für Ihr Mandat nicht; der Austausch von Unterlagen erfolgt dann per Post, durch persönliche Übergabe oder per E-Mail, und Erklärungen werden in Papierform unterzeichnet. Ein Nachteil entsteht Ihnen dadurch nicht.
7. Übermittlung in Drittländer
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in Deutschland und in der Europäischen Union. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, ist sie durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch die Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 oder durch eine Zertifizierung im Datenschutzrahmen EU–USA abgesichert. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Übersicht unter Ziffer 5. Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
8. Speicherdauer
Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, wie es für die Zwecke erforderlich ist, zu denen wir sie erhoben haben, und darüber hinaus so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Handakten gilt eine Frist von zehn Jahren nach § 66 Abs. 1 des Steuerberatungsgesetzes, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die Fristen des § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung. Nach dem Geldwäschegesetz erhobene Unterlagen bewahren wir fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung auf und vernichten sie spätestens nach zehn Jahren. Protokolldateien der Website löschen wir spätestens nach acht Wochen, Formulardaten auf der Plattform des Anbieters nach sieben Tagen. Nach Ablauf der Fristen werden die Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet.
9. Bewerbungen
Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Wird das Verfahren ohne Einstellung abgeschlossen, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach dem Abschluss, sofern Sie einer längeren Speicherung nicht zugestimmt haben.
10. Ihre Rechte
Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte zu:
Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO; Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO; Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO; Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO für die Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben.
Nach Art. 21 DSGVO können Sie der Verarbeitung widersprechen, soweit wir sie auf ein berechtigtes Interesse stützen. Das betrifft insbesondere die Protokolldateien der Website und das Bewertungswidget. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Das gilt auch für die berufsrechtliche Erklärung nach Ziffer 6.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
11. Beschwerderecht
Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.
12. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Für die Begründung und Durchführung eines Mandats benötigen wir bestimmte Daten. Ohne die steuerlich erheblichen Angaben und ohne die nach dem Geldwäschegesetz erforderliche Identifizierung können wir das Mandat nicht übernehmen oder fortführen. Für den Besuch unserer Website ist keine Angabe personenbezogener Daten erforderlich; die einwilligungsbasierten Dienste können Sie ablehnen, ohne dass Ihnen dadurch ein Nachteil entsteht.
13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Setzen wir zur Vorbereitung von Entwürfen und Auswertungen KI-gestützte Werkzeuge ein, geschieht dies ausschließlich nach vorheriger Anonymisierung; Klarnamen, Firmen, Anschriften und Aktenzeichen werden dabei nicht übermittelt. Die fachliche Entscheidung trifft in jedem Fall der Berufsträger.
14. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.
Quelle/Link: eRecht24 GmbH & Co. KG