Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Beim Besuch dieser Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit sogenannten Analyseprogrammen.

Detaillierte Informationen zu diesen Analyseprogrammen finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

IONOS

Wir hosten die Inhalte dieser Website bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Beim Aufruf der Website werden Logdateien erstellt, in denen Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätetyp, übertragene Datenmenge und Statuscode gespeichert werden. Die IP-Adressen der Aufrufer werden vom Anbieter in den Logdateien anonymisiert. Die Logdateien werden längstens acht Wochen vorgehalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung dieser Website. Die vertraglich vereinbarte Verarbeitung findet in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.

Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Dieser verpflichtet die eingesetzten Personen ausdrücklich und in Kenntnis der Strafbarkeit auf die Wahrung der Geheimnisse von Berufsgeheimnisträgern. Der Anbieter ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet. Der AVV enthält ausdrücklich die Verpflichtung der Mitarbeiter von IONOS zur Wahrung des Berufsgeheimnisses nach § 203 StGB.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Sinan Kaplan
Steuerberater
Eichendorffstraße 3
40474 Düsseldorf

Telefon: +49 (0) 211 / 53808360
E-Mail: mail@steuerberater-kaplan.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Cookies können von uns (First-Party-Cookies) oder von Drittunternehmen stammen (sog. Third-Party-Cookies). Third-Party-Cookies ermöglichen die Einbindung bestimmter Dienstleistungen von Drittunternehmen innerhalb von Webseiten (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Webseitenfunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. die Warenkorbfunktion oder die Anzeige von Videos). Andere Cookies können zur Auswertung des Nutzerverhaltens oder zu Werbezwecken verwendet werden.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. für die Warenkorbfunktion) oder zur Optimierung der Website (z. B. Cookies zur Messung des Webpublikums) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Welche Cookies und Dienste auf dieser Website eingesetzt werden, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Jotform

Auf dieser Website setzen wir Online-Formulare des Anbieters Jotform ein. Vertragspartner ist die Jotform Ltd., 40 Bank Street, Canary Wharf, London E14 5NR, Vereinigtes Königreich.

Über die Formulare erfassen wir Ihre Angaben zur Vorbereitung und Durchführung der steuerberatenden Tätigkeit. Bereitgestellt werden die Formulare Mandantendaten, Einkommensteuer, Beschränkte Steuerpflicht, Gemeinschaften und Income Tax.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Angaben zur Anbahnung oder Durchführung des Mandatsverhältnisses erforderlich sind. Die Einbindung des Formulars auf dieser Website erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Soweit die Formulare Angaben abfragen, aus denen sich besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO ergeben — insbesondere Angaben zur Konfession und zur Kirchensteuerpflicht sowie zum Grad der Behinderung und zum Pflegegrad —, verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung holen wir über eine gesondert zu bestätigende Auswahlfläche vor dem Absenden des Formulars ein. Ohne diese Bestätigung findet keine Übermittlung statt.

Speicherort der Formulardaten ist ein Rechenzentrum in Deutschland. Die entsprechende Einstellung ist in unserem Konto aktiviert. Die Daten werden auf der Plattform nach sieben Tagen automatisiert gelöscht; sie werden unmittelbar bei Eingang in unsere eigenen Systeme übernommen und dort nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verwahrt.

Die Übermittlung an unseren Vertragspartner im Vereinigten Königreich stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO. Soweit eine Weiterverarbeitung durch die Konzerngesellschaft Jotform Inc. in den Vereinigten Staaten erfolgt, ist diese durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert; der Registereintrag ist abrufbar unter https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6788. Support- und Wartungstätigkeiten können auch aus der Türkei erbracht werden; hierfür gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrages sind.

Wir haben mit Jotform einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.

Einzelheiten: https://www.jotform.com/gdpr-compliance/dpa/

Speicherung der Formulardaten

Die über die Online-Formulare übermittelten Daten werden automatisiert in Microsoft OneDrive und von dort auf einen von uns selbst betriebenen Netzwerkspeicher übernommen. Anbieter von OneDrive ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Die Übernahme erfolgt durch eine Schnittstelle zwischen den Systemen; eine unmittelbare Verbindung zwischen Ihrem Endgerät und Microsoft besteht dabei nicht. Der Speicherort ist in unserem Mandanten auf Deutschland festgelegt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, für besondere Kategorien personenbezogener Daten, Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil des Microsoft Products and Services Data Protection Agreement, abrufbar unter https://aka.ms/dpa

Auftragsverarbeitung

5. Soziale Medien

LinkedIn

Diese Website nutzt Elemente des Netzwerks LinkedIn. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Bei jedem Abruf einer Seite dieser Website, die Elemente von LinkedIn enthält, wird eine Verbindung zu Servern von LinkedIn aufgebaut. LinkedIn wird darüber informiert, dass Sie diese Website mit Ihrer IP-Adresse besucht haben. Wenn Sie den „Recommend-Button“ von LinkedIn anklicken und in Ihrem Account bei LinkedIn eingeloggt sind, ist es LinkedIn möglich, Ihren Besuch auf dieser Website Ihnen und Ihrem Benutzerkonto zuzuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch LinkedIn haben.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a1343190/datenubertragung-aus-der-eu-dem-ewr-und-der-schweiz?lang=de

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn unter: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5448.

6. Analyse-Tools und Werbung

Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Der Google Tag Manager ist ein Tool, mit dessen Hilfe wir Tracking- oder Statistik-Tools und andere Technologien auf unserer Website einbinden können. Der Google Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile, speichert keine Cookies und nimmt keine eigenständigen Analysen vor. Er dient lediglich der Verwaltung und Ausspielung der über ihn eingebundenen Tools. Der Google Tag Manager erfasst jedoch Ihre IP-Adresse, die auch an das Mutterunternehmen von Google in die Vereinigten Staaten übertragen werden kann.

Der Einsatz des Google Tag Managers erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an einer schnellen und unkomplizierten Einbindung und Verwaltung verschiedener Tools auf seiner Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics ermöglicht es dem Websitebetreiber, das Verhalten der Websitebesucher zu analysieren. Hierbei erhält der Websitebetreiber verschiedene Nutzungsdaten, wie z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Betriebssysteme und Herkunft des Nutzers. Diese Daten werden in einer User-ID zusammengefasst und dem jeweiligen Endgerät des Websitebesuchers zugeordnet.

Des Weiteren können wir mit Google Analytics u. a. Ihre Maus- und Scrollbewegungen und Klicks aufzeichnen. Ferner verwendet Google Analytics verschiedene Modellierungsansätze, um die erfassten Datensätze zu ergänzen und setzt Machine-Learning-Technologien bei der Datenanalyse ein.

Google Analytics verwendet Technologien, die die Wiedererkennung des Nutzers zum Zwecke der Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen (z. B. Cookies oder Device-Fingerprinting). Die von Google erfassten Informationen über die Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/mccs/.

IP Anonymisierung

Die Google Analytics IP-Anonymisierung ist aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Browser Plugin

Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Google Analytics vollständig um.

IONOS WebAnalytics

Diese Website nutzt die Analysedienste von IONOS WebAnalytics (im Folgenden: IONOS). Anbieter ist die 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, D – 56410 Montabaur. Im Rahmen der Analysen mit IONOS können u. a. Besucherzahlen und –verhalten (z. B. Anzahl der Seitenaufrufe, Dauer eines Webseitenbesuchs, Absprungraten), Besucherquellen (d. h., von welcher Seite der Besucher kommt), Besucherstandorte sowie technische Daten (Browser- und Betriebssystemversionen) analysiert werden. Zu diesem Zweck speichert IONOS insbesondere folgende Daten:

Referrer (zuvor besuchte Webseite)
angeforderte Webseite oder Datei
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
verwendeter Gerätetyp
Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse in anonymisierter Form (wird nur zur Feststellung des Orts des Zugriffs verwendet)

Die Datenerfassung erfolgt laut IONOS vollständig anonymisiert, sodass sie nicht zu einzelnen Personen zurückverfolgt werden kann. Cookies werden von IONOS WebAnalytics nicht gespeichert.

Die Speicherung und Analyse der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl sein Webangebot als auch seine Werbung zu optimieren. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen zur Datenerfassung und Verarbeitung durch IONOS WebAnalytics entnehmen Sie der Datenschutzerklaerung von IONOS unter folgendem Link: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

Auftragsverarbeitung

7. Plugins und Tools

Google Maps

Diese Seite nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Hilfe dieses Dienstes können wir Kartenmaterial auf unserer Website einbinden.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zum Zwecke der einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Fonts verwenden. Beim Aufruf von Google Maps lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/ und https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs/.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Google reCAPTCHA

Wir nutzen „Google reCAPTCHA“ (im Folgenden „reCAPTCHA“) auf dieser Website. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Mit reCAPTCHA soll überprüft werden, ob die Dateneingabe auf dieser Website (z. B. in einem Kontaktformular) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert reCAPTCHA das Verhalten des Websitebesuchers anhand verschiedener Merkmale. Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Websitebesucher die Website betritt. Zur Analyse wertet reCAPTCHA verschiedene Informationen aus (z. B. IP-Adresse, Verweildauer des Websitebesuchers auf der Website oder vom Nutzer getätigte Mausbewegungen). Die bei der Analyse erfassten Daten werden an Google weitergeleitet.

Die reCAPTCHA-Analysen laufen vollständig im Hintergrund. Websitebesucher werden nicht darauf hingewiesen, dass eine Analyse stattfindet.

Die Speicherung und Analyse der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor SPAM zu schützen. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA entnehmen Sie den Google-Datenschutzbestimmungen und den Google Nutzungsbedingungen unter folgenden Links: https://policies.google.com/privacy?hl=de und https://policies.google.com/terms?hl=de.

hCaptcha

Wir nutzen hCaptcha (im Folgenden „hCaptcha“) auf dieser Website. Anbieter ist die Intuition Machines, Inc., 2211 Selig Drive, Los Angeles, CA 90026, USA (im Folgenden „IMI“).

Mit hCaptcha soll überprüft werden, ob die Dateneingabe auf dieser Website (z. B. in einem Kontaktformular) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert hCaptcha das Verhalten des Websitebesuchers anhand verschiedener Merkmale.

Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Websitebesucher eine Website mit aktiviertem hCaptcha betritt. Zur Analyse wertet hCaptcha verschiedene Informationen aus (z. B. IP-Adresse, Verweildauer des Websitebesuchers auf der Website oder vom Nutzer getätigte Mausbewegungen). Die bei der Analyse erfassten Daten werden an IMI weitergeleitet. Wird hCaptcha im „unsichtbaren Modus“ verwendet, laufen die Analysen vollständig im Hintergrund. Websitebesucher werden nicht darauf hingewiesen, dass eine Analyse stattfindet.

Die Datenverarbeitung wird auf Standardvertragsklauseln gestützt, die in den Datenverarbeitungszusatz zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von IMI bzw. den Datenverarbeitungsverträgen enthalten sind.

Weitere Informationen zu hCaptcha entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen unter folgenden Links: https://www.hcaptcha.com/privacy und https://hcaptcha.com/terms.

8. Audio- und Videokonferenzen

Für Video- und Audiokonferenzen mit Mandanten und Geschäftspartnern nutzen wir Microsoft Teams als Bestandteil von Microsoft 365 Business Premium. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Verarbeitet werden Verbindungsdaten, Metadaten wie Dauer, Zeitstempel und Teilnehmerzahl, technische Daten wie IP-Adresse, Gerätetyp und Betriebssystem sowie die im Rahmen der Konferenz ausgetauschten Inhalte. Aufzeichnungen fertigen wir nicht an.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Konferenz der Anbahnung oder Durchführung eines Mandatsverhältnisses dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Mandantenkommunikation.

Der Speicherort ist in unserem Mandanten auf Deutschland festgelegt. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten erfolgt, ist diese durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert; die Microsoft Corporation ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Registereintrag: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6474

9. Eigene Dienste

Mandantenportal (leitzcloud)

Für den Austausch und die Bereitstellung von Unterlagen nutzen wir das Mandantenportal leitzcloud. Anbieter ist die LC by vBoxx GmbH, Friedrich-Ebert-Anlage 36, 60325 Frankfurt am Main.

Über das Portal laden Sie die Belege und Unterlagen hoch, die wir für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen benötigen. Wir stellen Ihnen dort Ihre unterzeichneten Steuererklärungen und Jahresabschlüsse jeweils nebst der zugehörigen Vollständigkeitserklärung sowie Ihre Steuerbescheide zum dauerhaften Abruf bereit und legen die mandatsbezogenen Stammunterlagen ab, namentlich den Steuerberatungsvertrag, die unterschriebenen Vollmachten und Ausweiskopien. Die Unterlagen werden dort verschlüsselt gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, etwa Angaben zur Kirchensteuerpflicht oder zu Behinderten- und Pflegepauschbeträgen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG.

Die Verarbeitung ist vertraglich auf die Bundesrepublik Deutschland, die Europäische Union und den Europäischen Wirtschaftsraum beschränkt. Die eingesetzten Rechenzentren befinden sich in Frankfurt am Main und Ludwigshafen und sind nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert sowie nach SOC 1 und SOC 2 testiert. Als weitere Auftragsverarbeiter sind die vBoxx B.V., Regulusweg 5, 2516 AC Den Haag, Niederlande, für Überwachung, Wartung und technischen Support sowie die maincubes one GmbH, Frankfurt am Main, und die PFALZKOM GmbH, Ludwigshafen, für den Betrieb der Rechenzentren eingebunden.

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 66 Abs. 1 StBerG und § 147 AO. Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Weitere Informationen: https://www.leitzcloud.eu/datenschutzerklaerung/

Auftragsverarbeitung

DATEV Datenschutzerklärung

Wir verwenden für unsere Website sowie für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen sowie für Ihre sonstigen steuerlichen Angelegenheiten die Software DATEV. Dienstanbieter ist das deutsche Unternehmen DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 – 14, 90429 Nürnberg, Deutschland.

Mehr über die Daten, die durch die Verwendung von DATEV verarbeitet werden, erfahren Sie in der Datenschutzerklärung auf https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/.

Auftragsverarbeitung

Interne Datenspeicherung (NAS)

Die über unsere Online-Formulare übermittelten Angaben sowie unsere kanzleiinternen Arbeitsergebnisse speichern wir zusätzlich auf einem selbst betriebenen Netzwerkspeicher mit physischem Standort in Deutschland. Auf diesen Speicher hat ausschließlich der Kanzleiinhaber Zugriff; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert, ein offener Fernzugriff aus dem Internet besteht nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 66 Abs. 1 StBerG. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG.

Handakten bewahren wir zehn Jahre auf; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Für steuerliche Unterlagen gelten die Fristen des § 147 Abs. 3 AO. Drittlandübermittlungen finden nicht statt.

Elektronische Signatur (Scrive)

Für die elektronische Unterzeichnung setzen wir Scrive ein. Anbieter ist die Scrive AB, Grev Turegatan 11A, 114 46 Stockholm, Schweden.

Unterzeichnet werden über den Dienst insbesondere die von uns erstellten Steuererklärungen und Jahresabschlüsse jeweils nebst der zugehörigen Vollständigkeitserklärung sowie Vollmachten und Mandatsverträge. Nach vollständiger Unterzeichnung erhalten Sie und wir jeweils eine unterzeichnete Ausfertigung; die Ablage erfolgt in unserem Mandantenportal.

Verarbeitet werden der Inhalt des zu unterzeichnenden Dokuments sowie Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitstempel und Signaturdaten. Das System erstellt ein revisionssicheres Prüfprotokoll. Die Signatur erfolgt als fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit das Dokument besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG.

Der Anbieter ist ein von der Europäischen Union anerkannter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung und nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Alle Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt. Eine Übermittlung in Drittländer darf nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag nur auf unsere dokumentierte Weisung erfolgen; eine solche Weisung haben wir nicht erteilt. Weitere Informationen: https://www.scrive.com/resources/trust-centre

10. Verarbeitung von Mandantendaten im Rahmen der Steuerberatung

Allgemeines

Als Steuerberater verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Mandanten zur Erfüllung des Steuerberatungsvertrags sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Als Berufsgeheimnisträger gemäß § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB unterliegen wir der strengen beruflichen Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG. Sämtliche eingesetzten Systeme und Dienstleister sind vertraglich zur Wahrung dieser Verschwiegenheitspflicht verpflichtet.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Mandantendaten zu folgenden Zwecken:

— Erstellung von Einkommensteuererklärungen, Feststellungserklärungen, Umsatzsteuererklärungen und sonstigen steuerlichen Deklarationen sowie deren elektronische Übermittlung an die Finanzbehörden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO);

— Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung für Mandanten (insbesondere Erben- und Grundstücksgemeinschaften sowie gewerbblich und freiberuflich tätige Mandanten), Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und Jahresabschlüsse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; §§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO);

— Vertretung gegenüber Finanzbehörden und Finanzgerichten, einschließlich Einspruchsverfahren und Klageverfahren nach der Finanzgerichtsordnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Soweit im Einzelfall Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden — insbesondere bei außergewöhnlichen Belastungen gemäß § 33 EStG oder bei Lohnbuchhaltungsdaten — erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Empfänger

Personenbezogene Daten werden ausschließlich an die zuständigen Finanzbehörden (Finanzämter), Finanzgerichte und sonstige gesetzlich vorgeschriebene Stellen übermittelt. Eine Weitergabe an Dritte zu anderen Zwecken findet nicht statt.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit wir im Rahmen der steuerberatenden Tätigkeit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten — insbesondere Angaben zur Religionszugehörigkeit über die Kirchensteuerpflicht sowie Gesundheitsdaten bei außergewöhnlichen Belastungen nach § 33 EStG und bei Behinderten- und Pflegepauschbeträgen —, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG. Diese Vorschrift gestattet Steuerberatern die Verarbeitung solcher Daten ausdrücklich.

Aufbewahrung

Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO bewahren wir zehn Jahre auf, Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO acht Jahre und sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der Belegentstehung. Handakten bewahren wir nach § 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG zehn Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres der Auftragsbeendigung auf. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht und Papierunterlagen datenschutzgerecht vernichtet.

Eingesetzte Systeme und Auftragsverarbeiter

Wir setzen auf Grundlage jeweils abgeschlossener Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO ein: DATEV eG, Nürnberg, für Steuererklärungen, Buchhaltung und Dokumentenorganisation; LC by vBoxx GmbH, Frankfurt am Main, für das Mandantenportal; Scrive AB, Stockholm, für die elektronische Unterzeichnung; Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, für Microsoft 365 Business Premium einschließlich E-Mail, E-Mail-Archivierung, Dokumentenbearbeitung und Videokonferenzen; Jotform Ltd., London, für Online-Formulare; IONOS SE, Montabaur, für das Hosting dieser Website. Ergänzend verarbeiten wir Mandantendaten auf einem kanzleiinternen Netzwerkspeicher in Deutschland sowie in Papierform in unseren Kanzleiräumen.

E-Mail-Kommunikation

Für die elektronische Korrespondenz mit Mandanten, Behörden und Gerichten nutzen wir Exchange Online als Bestandteil von Microsoft 365 Business Premium. Die revisionssichere Archivierung der Korrespondenz erfolgt über Exchange Online Archiving innerhalb desselben Dienstes. Der Speicherort ist in unserem Mandanten auf Deutschland festgelegt. Eingehende Steuerbescheide digitalisieren wir, versehen sie mit einem Prüfvermerk und übersenden sie Ihnen per E-Mail; ergänzend stellen wir sie Ihnen in unserem Mandantenportal zum dauerhaften Abruf bereit.

Der Versand und Empfang erfolgt transportverschlüsselt. Nach den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes ist eine Transportverschlüsselung für die E-Mail-Kommunikation des Steuerberaters mit dem Mandanten ausreichend, wenn die Nachricht auf dem Transportweg verschlüsselt ist und sich die Server der beteiligten Anbieter in Deutschland befinden. Auf Ihren Wunsch übersenden wir Unterlagen alternativ über unser Mandantenportal oder mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Satz 3 StBerG.

Microsoft 365 Business Premium

Für den Betrieb unserer Kanzlei nutzen wir Microsoft 365 Business Premium. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (nachfolgend „Microsoft").

Microsoft 365 Business Premium ist eine cloudbasierte Software-Suite, die wir für folgende Zwecke einsetzen:

Exchange Online / Outlook — elektronische Kommunikation mit Mandanten, Behörden und sonstigen Vertragspartnern per E-Mail. Personenbezogene Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalte) werden auf den Servern von Microsoft verarbeitet und gespeichert.

Microsoft 365 Apps (Word, Excel, PowerPoint u.a.) — Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der Steuerberatungstätigkeit. Die Verarbeitung kann personenbezogene Mandantendaten umfassen.

Hinweis: Microsoft Teams wird gesondert unter Abschnitt 9 (Audio- und Videokonferenzen) erläutert. Microsoft OneDrive wird ausschließlich als automatisierter Speicherort für über Jotform übermittelte Formulardaten genutzt; Näheres hierzu entnehmen Sie dem Abschnitt Jotform unter Ziffer 4.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Microsoft 365 Business Premium erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Soweit die Verarbeitung zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Mandatsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten als Steuerberater nachkommen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten, sicheren und revisionsfesten Führung unserer Kanzlei.

Speicherort

Die im Rahmen von Microsoft 365 Business Premium verarbeiteten Daten werden auf Servern von Microsoft innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Microsoft hat sich zur Einhaltung der EU-Datengrenze (EU Data Boundary) verpflichtet. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/european-data-boundary-eudb

EU-US Data Privacy Framework

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework" (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, das die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen erhalten Sie vom Anbieter unter: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6474

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Auftragsverarbeitung

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Microsoft ist Bestandteil des Microsoft Products and Services Data Protection Agreement (DPA), das für alle Microsoft 365-Abonnenten automatisch gilt und die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO gewährleistet. Das DPA ist abrufbar unter: https://aka.ms/dpa

Quelle: eRecht24 GmbH & Co. KG